Die Wahl der richtigen Rechtsform ist neben der „zündenden Idee“ und einem durchdachten Businessplan eine der wichtigsten Entscheidungen, die der Unternehmensgründung zu treffen hat. Die Rechtsform bildet das rechtliche Fundament und Gerüst Ihres Unternehmens. Sie entscheidet unter anderem über die Namensbildung (Firma), Fragen der Haftung, Geschäftsführung und Vertretung, Beteiligung an Gewinn und Verlust, Verpflichtung zu Buchführung und Bilanzierung und die zu beachtenden steuerlichen Vorschriften. Maßgebliche Kriterien für die Rechtsformwahl sind zum Beispiel die Möglichkeit künftiger Beteiligung von Partnern oder Kapitalgebern, Bestellung von Geschäftsführern, Haftungsbegrenzung, Übertragbarkeit der Anteile oder steuerliche Vorgaben.

Wählen Sie deshalb von Anfang an die Rechtsform, die Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen entspricht! Scheuen Sie sich nicht, hierzu notariellen Rat in Anspruch zu nehmen, denn nur die richtige Entscheidung spart Zeit, Formalitäten und Kosten. Der Notar steht Ihnen als qualifizierter und unparteiischer Berater bei der Unternehmensgründung zur Seite. Er erläutert die Unterschiede der einzelnen Rechtsformen und schlägt Gestaltungen zur Umsetzung Ihrer Vorstellungen und zur Vermeidung künftigen Streites vor. Der Notar entwirft Gesellschaftsverträge und Registeranmeldungen und betreut Sie bis zur Eintragung im Register und bei späteren Veränderungen.

Grundsätzlich stehen drei Rechtsformgruppen zur Auswahl:

Einzelunternehmen / Eingetragener Kaufmann (e.K.)

Die einfachste Form der Gründung eines Kleingewerbes durch eine Person ist die Aufnahme und Anmeldung des Gewerbes. Der Unternehmer bestimmt die Geschicke seines Unternehmens allein und haftet für alle Verbindlichkeiten seines Betriebes in unbegrenzter Höhe mit seinem gesamten Privatvermögen. Der Kleinunternehmer kann seinem Geschäft zwar einen Namen geben, er führt aber keine Firma im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB).

Wer ein Handelsgewerbe betreibt, also einen nach Art und Größe einen eingerichteten kaufmännischen Geschäftsbetrieb unterhält, ist Kaufmann im Sinne des HGB. Im Gegensatz zum Kleinunternehmer führt der eingetragene Kaufmann eine Firma, die rechtlichen Schutz genießt. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Firma, d.h. den Namen seines Geschäfts und den Geschäftssitz zum Handelsregister anzumelden. Der eingetragene Kaufmann kann Prokura erteilen. Er ist zur Buchführung verpflichtet.

Auch der eingetragene Kaufmann haftet mit seinem gesamten Privatvermögen für die Verbindlichkeiten seines Geschäfts. Finanzierungsbedarf kann nur über Kredite gedeckt werden. Die Rechtsform des eingetragenen Kaufmanns stößt an ihre Grenzen, wenn das Unternehmen – und damit die Verpflichtungen – gewachsen ist, Geschäftspartner oder Kapitalgeber aufgenommen oder die Unternehmensnachfolge vorbereitet werden soll.

Die Rechtsform des eingetragenen Kaufmanns ist deshalb nur für kleinere Unternehmen mit geringem Kapitalbedarf und überschaubaren Risiken behaftet.

Will der Einzelunternehmer in den Genuss der Haftungsbegrenzung kommen, kann er dazu von Anfang an die Rechtsform der GmbH& Co. KG, der GmbH, Aktiengesellschaft oder Limited wählen, denn diese Kapitalgesellschaften können jeweils auch nur von einer Person gegründet werden.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft)

Vereinbaren mehrere Personen, zusammen am Geschäftsverkehr teilzunehmen, so bilden sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Die Gründung einer GbR bedarf grundsätzlich keiner Formalitäten. Ein Mindestkapital ist nicht vorgeschrieben. Die schriftliche Abfassung des Gesellschaftsvertrages ist dennoch empfehlenswert. Soweit nichts geregelt ist, ergeben sich die Rechte und Pflichten der Gesellschafter untereinander und gegenüber Dritten aus den §§ 705 ff. BGB. Danach müssten z.B. alle Geschäftsführungmaßnahmen einstimmig beschlossen werden und alle Gesellschafter könnten die GbR nur gemeinschaftlich vertreten. Im Falle des Todes oder der Insolvenz eines Gesellschafters würde die Gesellschaft aufgelöst. Die Gesellschafter können ihre wechselseitigen Recht und Pflichten sowie die Geschäftsführung und Vertretung im Gesellschaftsvertrag weitestgehend frei den individuellen Vorstellungen anpassen. Die unbeschränkte persönliche Haftung aller Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen lässt sich im Gesellschaftsvertrag nicht ausschließen.

Die GbR ist als Rechtsform für den Einstieg oder für kleine Unternehmen ausreichend. Wegen der engen Verbindung zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern können nachteilige Ereignisse in der Person eines Gesellschafters, z. B. Geschäftsunfähigkeit, Insolvenz oder Tod auch ein florierendes Geschäft in die Krise drängen. Die GbR wird nicht in das Handelsregister eingetragen. Sie ist kein Kaufmann und führt auch keine Firma im Sinne des HGB. Die GbR ist deshalb in der Regel keine Dauerlösung für Unternehmer.

NEU ab 01.01.2024: Eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR)

Am 01. Januar 2024 sind umfassende Neuregelungen im Personengesellschaftsrecht in kraft getreten. Hierzu informiert der Medienverbund der Notarkammern mit folgender Pressemeldung:

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Indirekte Pflicht zur Eintragung in neues Register ab 2024

Zum 1. Januar 2024 wird das Recht der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) umfassend reformiert. Für Gesellschaften mit Immobilieneigentum oder Unternehmensbeteiligungen besteht Handlungsbedarf. Die GbR sollte zum neuen Gesellschaftsregister angemeldet werden.

Welchem Zweck dient das Register? Und wann besteht eine Pflicht zur Anmeldung?

„Das Gesellschaftsregister gibt Auskunft darüber, wer Gesellschafter ist und die Gesellschaft vertreten darf. Damit schafft es Rechtssicherheit“, berichtet Tim Hofmann, Geschäftsführer der Notarkammer Sachsen. Bislang bereitet der Nachweis der Existenz und Vertretungsverhältnisse der GbR im Rechts- und Geschäftsverkehr häufig Schwierigkeiten. „Das Register wird an das bekannte Handelsregister angelehnt sein und wie dieses zentral bei bestimmten Amtsgerichten geführt“, erläutert Hofmann. Eine Eintragung ist nicht zwingend, in zahlreichen Fällen besteht aber eine indirekte Pflicht zur Registrierung. Viele Geschäfte lassen sich künftig nur noch durchführen, wenn die Gesellschaft im Register eingetragen ist. So setzen etwa die Beteiligung an Grundstücksgeschäften und die Übertragung von Unternehmensbeteiligungen ab 2024 eine vorherige Registrierung voraus. Sind derartige Geschäfte geplant, sollte die Eintragung frühzeitig veranlasst werden. Nach Eintragung „firmiert“ die GbR als „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“.

Wie kommt die Gesellschaft ins Register? Was ist im Vorfeld zu beachten?

Die Anmeldung zur Eintragung ist öffentlich zu beglaubigen. „Die Beglaubigung kann schon vor dem Jahreswechsel vorgenommen werden. Die Eintragung wird aber erst im Jahr 2024 vollzogen“, weiß Hofmann. Durchgeführt werden kann die Beglaubigung entweder vor Ort bei einer Notarin oder einem Notar oder aber von zu Hause aus im notariellen Online-Verfahren per Videokonferenz. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter https://online-verfahren.notar.de. Mitwirken müssen bei der Anmeldung alle Gesellschafter der GbR, wobei sie nicht notwendigerweise einen gemeinsamen Termin wahrnehmen müssen, sondern auch eine getrennte Beglaubigung der Erklärungen – gegebenenfalls vor unterschiedlichen Notarinnen und Notaren – zulässig ist. In vielen Fällen wird es auch erforderlich sein, Grundbucheinträge, Gesellschafterlisten und Handelsregistereinträge zu berichtigen. Notarinnen und Notare beraten zu den Details, die zu beachten sind. Sie bereiten die Registeranmeldungen vor und reichen diese auch beim Registergericht ein. Bei Gesellschaften mit Immobilieneigentum oder Unternehmensbeteiligungen sollten die Gesellschafter im Vorfeld prüfen, ob sich der Gesellschafterbestand seit Erwerb der Immobilie oder Beteiligung verändert hat und gegebenenfalls geeignete Nachweise, wie z.B. Erbscheine, beschaffen.

Folgepflicht im Nachgang: Mitteilung an das Transparenzregister

Mit Eintragung der GbR in das Gesellschafsregister besteht die Pflicht, die Daten betreffend die wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitzuteilen. „Das Transparenzregister ist die zentrale Plattform zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Deutschland. Es dient einem völlig anderen Zweck als das Gesellschaftsregister, weshalb eine separate Eintragung erforderlich ist“, erklärt Hofmann. Die Mitteilung können die Gesellschafter selbständig, d.h. ohne Beteiligung einer Notarin oder eines Notars, unter www.transparenzregister.de vornehmen.

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Auch für die Gründung einer OHG bestehen grundsätzliche keine Formerfordernisse. Vereinbaren mehrere Personen gemeinsam ein Handelsgewerbe zu betreiben, so bilden sie eine Offene Handelsgesellschaft. Die Gesellschafter sind verpflichtet, die Gesellschaftsgründung zur Handelsregistereintragung anzumelden. In der Praxis entwirft der Notar den Text der Anmeldung und reicht die unterzeichnete und beglaubigte Anmeldung auf elektronischem Wege beim Registergericht ein.

Die Rechtsverhältnisse der Gesellschafter untereinander und im Geschäftsverkehr gegenüber Dritten bestimmen sich, soweit kein ausdrücklicher Gesellschaftsvertrag existiert, nach den §§ 105 ff. HGB und unterscheiden sich teilweise grundlegend von der GbR. Die OHG ist Kaufmann, sie führt eine Firma und kann Prokura erteilen.

Grundsätzlich ist jeder Gesellschafter einzeln berechtigt, die OHG im Rechtsverkehr zu vertreten und Verbindlichkeiten in unbegrenzter Höhe einzugehen. Die unbeschränkte Haftung aller Gesellschafter für die Schulden der OHG lässt sich nicht ausschließen.

Kommanditgesellschaft (KG)

Die Kommanditgesellschaft nimmt unter den Personengesellschaften eine besondere Rolle ein. Bei der Kommanditgesellschaft muss wenigstens ein Gesellschafter – der Komplementär – unbeschränkt persönlich für die Gesellschaftsschulden haften. Daneben gibt es einen oder mehrere weitere Gesellschafter, deren Haftung auf eine bestimmte Haftsumme begrenzt ist – die Kommanditisten. Soweit die Haftsumme an die Gesellschaft geleistet ist, findet kein Haftungsdurchgriff auf das Privatvermögen des Kommanditisten statt. Dafür sind die Kommanditisten von der Geschäftsführung und Vertretung der KG ausgeschlossen. Die Bedeutung der KG im Wirtschaftsleben ist größer als die der OHG. Die KG ermöglicht dem Kommanditisten, mit beschränktem finanziellem Einsatz und Risiko Mitglied einer Personenhandelsgesellschaft zu sein. Damit eignet sie sich insbesondere als Finanzierungsinstrument (z.B. Fonds) oder als Familiengesellschaft zur Beteiligung von Ehegatten und Kindern am wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmers. Die Gründung der KG ist von allen Gesellschaftern zum Handelsregister anzumelden. Die auf die Haftsumme der Kommanditisten beschränkte Haftung tritt erst mit Eintragung der Gesellschaft und der Haftsummen im Handelsregister ein. Wird die Haftsumme zurückgezahlt, so lebt die unbeschränkte Haftung des Kommanditisten wieder auf.

Die GmbH& Co. KG ist eine Sonderform der KG, bei der persönlich haftender Gesellschafter keine natürliche Person, sondern eine GmbH ist. Diese Gesellschaftsform ist weit verbreitet, da sie die Möglichkeiten der Personengesellschaft mit der beschränkten Haftung der GmbH verknüpft. Allerdings erfordert die Gründung und Verwaltung einer GmbH & Co. KG einen etwas höheren Aufwand, da letztendlich zwei Gesellschaften zu gründen und zu verwalten sind. Die GmbH übernimmt regelmäßig keine Einlage, sondern nur die Geschäftsführung, Vertretung und persönliche Haftung für die KG. Besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, dass die Gesellschaftsverträge und Beteiligungen bei der KG und der GmbH stets synchronisiert sind. Hierzu unterbreitet Ihnen der Notar geeignete Vorschläge.

Partnerschaftsgesellschaft (PartGG)

Die Partnerschaftsgesellschaft ist eine Personengesellschaft, die speziell für die selbständige Ausübung freier Berufe wie z.B. Rechtsanwälte, Ärzte, Heilpraktiker, beratende Ingenieure usw. geschaffen wurde. Die Rechtsverhältnisse der Partnerschaftsgesellschaft sind im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) geregelt und der OHG ähnlich. Bei der Gestaltung des Partnerschaftsvertrages unterstützt Sie der Notar. Die Gründung der PartG ist zur Eintragung in das Partnerschaftsregister anzumelden. Die Unterschriften der Partner unter der Anmeldung sind notariell zu beglaubigen. Die Anmeldung wird vom Notar elektronisch an das Registergericht übermittelt

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die GmbH ist „die Rechtsform für alle Fälle“. Sie ist eine Kapitalgesellschaft, bei der die Haftung der Gesellschafter auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist.

Die Gründung einer GmbH verläuft schneller und einfacher als häufig behauptet. Zur Gründung ist die notarielle Beurkundung des Gründungsvorgangs einschließlich der Festlegung der Satzung und die Geschäftsführerbestellung erforderlich. Hierzu braucht der Gründer dem Notar nur die Personalien der Gesellschafter und der Geschäftsführer sowie seine Vorstellungen über Firma, Sitz, Stammkapital und Unternehmensgegenstand mitzuteilen. Der Notar formuliert nach diesen Angaben die Gründungsurkunde einschließlich der Satzung und gibt weitere nützliche Tipps. Bei der Gestaltung des Gesellschaftsvertrages lässt das Gesetz den Gründern neben wenigen Mindestanforderungen weitgehend freie Hand. Die Satzung einer Ein-Personen-GmbH passt deshalb auf eine knappe A4-Seite. Zudem entwirft der Notar die von den Geschäftsführern zu unterzeichnende Handelsregisteranmeldung einschließlich der Gesellschafterliste. Der Notar versendet den Gründungsvorgang als elektronisch signiertes Datenkonvolut an das Handelsregister und kontrolliert die Eintragung der Gesellschaft. Im Normalfall kann innerhalb von zwei Wochen nach der Einzahlung des Stammkapitals mit der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister gerechnet werden.

Eine GmbH kann von einer oder mehreren Personen gegründet werden. Das gesetzliche Mindeststammkapital beträgt (noch) 25.000,00 €. Zur Eintragung in das Handelsregister haben die Gründer nachzuweisen, dass die Hälfte des Stammkapitals in die Gesellschaft eingezahlt ist und sich zur freien Verfügung der Geschäftsführung befindet. Bei Gründung durch nur eine Person ist das Stammkapital in voller Höhe aufzubringen. Das Stammkapital ist bei der Gesellschaft nicht verloren, sondern kann im vollen Umfang zum Wirtschaften der Gesellschaft verwand werden. Es empfiehlt sich jedoch, das eingezahlte Stammkapital vor Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister nicht in Anspruch zu nehmen. Vor der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister besteht zudem die Gefahr unbeschränkter persönlicher Haftung der Gesellschafter oder der handelnden Geschäftsführer. Als Alternative zur Einzahlung des Stammkapitals kann sich auch eine sogenannte Sachgründung anbieten. Voraussetzung dafür ist, dass die Gründer das Stammkapital durch Übereignung von Vermögenswerten an die Gesellschaft erbringen und die Werthaltigkeit dieser Gegenstände gegenüber dem Handelsregister nachgewiesen wird.

Neben der Gründung bedürfen Änderungen der Satzung einschließlich Kapitalerhöhung und Kapitalherabsetzung sowie die Übertragung von GmbH-Anteilen der notariellen Beurkundung.

Aktiengesellschaft (AG)

Auch bei der AG haftet nur die Gesellschaft mit ihrem Vermögen gegenüber Dritten. Das Risiko der Aktionäre beschränkt sich auf deren Einlage, die im schlimmsten Fall verloren ist. Die Gründung einer AG bedarf der notariellen Beurkundung. Das gesetzliche Grundkapital beträgt mindestens 50.000 €. Die AG entsteht mit ihrer Eintragung in das Handelsregister. Zwar kann eine AG auch von nur einer Person gegründet werden, der Gründungsvorgang ist jedoch aufwändiger als bei der GmbH. Gesetzliches Leitbild ist die börsennotierte AG mit einem weit gestreuten und meist anonymen Gesellschafterkreis. So darf die Satzung einer AG nur dann von den gesetzlichen Vorgaben abweichen, wenn dies vom Gesetz ausdrücklich zugelassen ist. Das Aktiengesetz schreibt zwingend als Kontrollorgan einen Aufsichtsrat vor und regelt z.B. die Formalitäten der Abhaltung von Hauptversammlungen und die laufenden Pflichten der Organe ausführlich. Die Gesellschafter (Aktionäre) können anders als bei der GmbH keinen unmittelbaren Einfluss auf die Arbeit der Vorstände nehmen, sondern nur über die Besetzung des Aufsichtsrates, der seinerseits Vorstände bestellt, abberuft und kontrolliert. Die AG ist deshalb in erster Linie für kapitalmarktfinanzierte Großunternehmen geeignet.

Neben der Gründung bedürfen auch zahlreiche spätere Veränderungen beim Einzelkaufmann und bei den Gesellschaften der Anmeldung und Eintragung in das Handelsregister. Auch diese Anmeldungen entwirft der Notar und reicht sie nach Beglaubigung der Unterschriften der anmeldepflichtigen Personen in elektronischer Form beim Registergericht ein.

Wer im Wettbewerb bestehen will, muss flexibel sein.

Das Umwandlungsgesetz (UmwG) bietet Rechtsträgern verschiedenster Art eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Rechtsform oder Struktur des Unternehmens zu verändern, um so auf veränderte rechtliche, wirtschaftliche oder steuerliche Gegebenheiten reagieren zu können.

Das Gesetz stellt vier Umwandlungsarten zur Verfügung:

Bei der Verschmelzung übertragen ein oder mehrere (übertragende) Rechtsträger ihr Vermögen im ganzen auf einen (aufnehmenden) Rechtsträger. Die übertragenden Rechtsträger werden mit dem Vollzug der Verschmelzung aufgelöst, ohne das es einer Abwicklung bzw. Liquidation bedarf. Ist der aufnehmende Rechtsträger schon vorhanden, spricht man von einer Verschmelzung zur Aufnahme, wird der aufnehmende Rechtsträger erst anlässlich der Verschmelzung gegründet, handelt es sich es um eine Verschmelzung zur Neugründung.

Unter dem Oberbegriff der Spaltung stehen die Aufspaltung, die Abspaltung und die Ausgliederung zur Verfügung.

Bei der Aufspaltung teilt der übertragende Rechtsträger sein gesamtes Vermögen auf und überträgt es auf mindestens zwei neu zu gründende oder bereits bestehende andere Rechtsträger. Der übertragende Rechtsträger wird aufgelöst. Die Anteilsinhaber am übertragenen Rechtsträger erhalten als Gegenleistung Anteile an den aufnehmenden Rechtsträgern.

Bei der Abspaltung wird nur ein Teil des Vermögens übertragen. Der übertragende Rechtsträger bleibt bestehen. Als Gegenleistung für die Übertragung erhalten die Anteilsinhaber des übertragenden Rechtsträgers Anteile am aufnehmenden Rechtsträger.

Auch bei der Ausgliederung wird nur ein Teil des Vermögens übertragen. Im Gegensatz zur Abspaltung erhält aber der übertragende Rechtsträger selbst Anteile am aufnehmenden Rechtsträger als Gegenleistung.

Bei der Vermögensübertragung besteht die Gegenleistung nicht in Anteilen am aufnehmenden Rechtsträger, sondern z.B. in einer Geldzahlung an die Anteilsinhaber des übertragenden Rechtsträgers. Als Vollübertragung führt sie ähnlich der Verschmelzung zur Auflösung des übertragenden Rechtsträgers, als Teilübertragung ähnelt sie der Spaltung. So können die Vorteile des Umwandlungsrechts auch für Übertragungen z.B. auf Bund, Länder oder Gemeinden genutzt werden, die keine Anteile gewähren können.

Beim Formwechsel ändert der Rechtsträger seine Rechtsform, ohne dass eine Übertragung stattfindet.

Das Umwandlungsgesetz regelt den Umwandlungsvorgang und die rechtsformspezifischen Anforderungen daran im Sinne eines Baukastensystems. Grundsätzlich läuft jede Umwandlung in drei Schritten ab:

Als erstes legen die beteiligten Rechtsträger das angestrebte Ergebnis im Verschmelzungsvertrag bzw. Spaltungsplan oder Formwechselbeschluss verbindlich fest. Der Mindestinhalt dieser Urkunden ist im Gesetz festgelegt. Diese Dokumente bedürfen der notariellen Beurkundung.

Als zweites sind die Anteilsinhaber der Beteiligten Rechtsträger durch einen speziellen Bericht über die wirtschaftlichen und rechtlichen Details der Umwandlung zu unterrichten. In zahlreichen Fällen ist daneben die Prüfung der geplanten Umwandlung durch Sachverständige vorgeschrieben. Derart informiert haben die Anteilsinhaber der beteiligten Rechtsträger über die Zustimmung zur Umwandlung zu beschließen. Die Zustimmungsbeschlüsse sind notariell zu protokollieren.

Zum Wirksamwerden der Umwandlung, insbesondere der Vermögensübertragung bedarf es der Eintragung der Umwandlung in die öffentlichen Register (Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister) der beteiligten Rechtsträger.

Das Umwandlungsrecht erleichtert den Wechsel der Rechtsform von Unternehmen und den Übergang des Gesellschaftsvermögens erheblich, denn mit der Eintragung der Umwandlung gehen alle Aktiven und Passiven, die in diesem Zeitpunkt beim übertragenden Rechtsträger vorhanden sind, im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf den übernehmenden Rechtsträger über. Vermögensgegenstände müssen also nicht einzeln übertragen werden. Auch in Rechte und Pflichten aus Verträgen, Vollmachten, in staatliche Erlaubnisse und Konzessionen usw. tritt der übernehmende Rechtsträger regelmäßig ein, ohne dass es der Zustimmung des anderen Vertragspartners bzw. der Genehmigungsbehörde bedarf. Der Abwicklung des aufgelösten Rechtsträgers bedarf es nicht. Umwandlungsvorgänge können vielfältige steuerliche Effekte haben. In allen Phasen des Umwandlung ist deshalb eine enge Zusammenarbeit insbesondere mit den steuerlichen Beratern der Beteiligten unverzichtbar.